Tổng quan về Vai trò người dùng
1. Tại sao phân quyền người dùng trong ERP lại quan trọng?
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) tích hợp nhiều chức năng như tài chính, nhân sự, bán hàng, kho vận... Việc phân quyền người dùng giúp:
-
Bảo mật dữ liệu: Hạn chế truy cập trái phép vào thông tin nhạy cảm.
-
Tối ưu hiệu suất làm việc: Người dùng chỉ thấy và thao tác với những chức năng liên quan đến công việc của họ.
-
Tuân thủ quy định: Đáp ứng yêu cầu kiểm soát nội bộ và các tiêu chuẩn bảo mật.
2. Các mô hình phân quyền phổ biến
a. Phân quyền theo vai trò (Role-Based Access Control - RBAC)
RBAC là mô hình phổ biến, trong đó người dùng được gán vào các vai trò (roles) như Kế toán, Nhân sự, Quản lý... Mỗi vai trò đi kèm với một tập hợp quyền hạn nhất định. Khi người dùng được gán vai trò, họ sẽ tự động có các quyền tương ứng.
b. Phân quyền theo người dùng
Cho phép thiết lập quyền hạn riêng biệt cho từng cá nhân, phù hợp với các trường hợp đặc biệt hoặc khi cần kiểm soát chi tiết hơn.
c. Phân quyền theo dữ liệu
Giới hạn quyền truy cập vào từng loại dữ liệu cụ thể, ví dụ: nhân viên chỉ được xem dữ liệu của phòng ban mình, không thể truy cập dữ liệu của phòng ban khác
3. Các bước thiết lập phân quyền trong hệ thống ERP
Bước 1: Tạo tài khoản người dùng
Quản trị viên tạo tài khoản cho nhân viên mới bằng cách nhập các thông tin cơ bản như: họ tên, email công việc và thiết lập mật khẩu đăng nhập vào hệ thống ERP.
Bước 2: Gán vai trò hoặc quyền hạn
Dựa trên chức danh hoặc nhiệm vụ cụ thể, người dùng sẽ được gán vào vai trò đã được thiết lập sẵn hoặc phân quyền tùy chỉnh. Mỗi vai trò có quyền hạn khác nhau như: Xem, Thêm mới, Sửa, Xóa đối với từng module (Bán hàng, Marketing, Tài chính, Dự án…).
Bước 3: Kiểm tra và xác nhận quyền truy cập
Quản trị viên cần kiểm tra kỹ các quyền đã gán để đảm bảo người dùng chỉ được phép thao tác trong phạm vi công việc, tránh cấp quyền quá rộng gây rủi ro bảo mật hoặc sai lệch dữ liệu.
Bước 4: Quản lý vòng đời tài khoản
Khi nhân sự nghỉ việc, chuyển phòng ban hoặc thay đổi chức năng công việc, tài khoản cần được cập nhật lại quyền hạn hoặc vô hiệu hóa để đảm bảo an toàn thông tin và duy trì tính bảo mật hệ thống.
4. Thực tiễn tốt trong quản lý phân quyền
-
Nguyên tắc tối thiểu: Chỉ cấp quyền cần thiết cho người dùng để thực hiện công việc.
-
Phân tách nhiệm vụ: Đảm bảo một người không thực hiện toàn bộ quy trình, ví dụ: người tạo đơn hàng không phải là người phê duyệt.
-
Kiểm tra định kỳ: Thường xuyên rà soát và cập nhật quyền hạn để phù hợp với thay đổi trong tổ chức.
-
Ghi nhật ký hoạt động: Lưu lại các hành động của người dùng để phục vụ kiểm tra và truy vết khi cần thiết.