Màn hình "Đơn đặt hàng" là trung tâm quản lý toàn bộ các đơn hàng đã được khởi tạo sau khi quá trình báo giá thành công và được khách hàng chấp thuận.

Tại đây, nhân viên có thể theo dõi tiến trình của từng đơn hàng qua các trạng thái khác nhau, thực hiện các thao tác cần thiết như in ấn, chỉnh sửa (nếu được phép), gửi thông tin cho khách hàng, và cập nhật trạng thái cho đến khi đơn hàng hoàn tất.

2.1 Menu điều hướng chính (Bên trái): Hiển thị danh sách các module chức năng của hệ thống.

Để truy cập vào tổng quan các đơn hàng ta truy cập mục "Bán hàng" => " Đơn hàng hóa" => "Đơn đặt hàng" => "Tổng đơn" 

Hình 2. Menu điều hướng chính 

2.2 Khu vực quản lý theo trạng thái đơn hàng (Tabs):

Đơn chờ xử lý: Đơn hàng mới, đang chờ các bước xử lý tiếp theo. (Đây là tab đang được chọn trong hình ảnh)

Đơn giao hàng: Đơn hàng đang trong quá trình giao cho khách.

Đơn đã giao hàng: Đơn hàng đã được giao thành công.

Đề nghị thanh/quyết toán: Đơn hàng đang chờ hoặc đã được đề nghị thanh toán/quyết toán.

Sản phẩm: Có thể là một chế độ xem tập trung vào sản phẩm trong các đơn hàng.

Tổng đơn: Có thể là một chế độ xem tổng hợp các đơn hàng.

Lịch sử: Nhật ký hoạt động liên quan đến các đơn hàng.

Nằm ở phía trên khu vực danh sách đơn hàng, cho phép lọc và xem đơn hàng theo từng trạng thái cụ thể. Các trạng thái chính như hình (Hình 3)

Hình 3. Trạng thái đơn hàng

2.3 Các nút hành động chính:

Nằm ở góc trên bên phải của khu vực danh sách đơn hàng.

+ Thêm: Cho phép tạo mới một đơn đặt hàng (trong trường hợp cần thiết và có phân quyền).

Nhập excel: Cho phép nhập danh sách đơn hàng từ file Excel.

Xuất excel: Cho phép xuất danh sách đơn hàng hiện tại ra file Excel.

Hình 4.  Cụm nút thêm đơn - xuất file

2.4 Bộ lọc theo đơn hàng & theo trạng thái con (Sub-status filters):

2.4.1 Bộ lọc bao gồm 2 loại sau:

• Theo Hợp đồng: Không hợp đồng & Có hợp đồng
• Bộ lọc Đơn hàng theo VAT: Có VAT & Không VAT

2.4.2 Bộ lọc - thống kê nhanh theo trạng thái con của đơn hàng: Bao gồm các trạng thái sau: 

• Chờ phát hành (hiển thị số lượng đơn hàng & tổng số tiền các đơn đang ở trạng thái này)
• Cần điều chỉnh (hiển thị số lượng đơn hàng & tổng số tiền các đơn đang ở trạng thái này)
• Chờ chấp thuận (hiển thị số lượng đơn hàng & tổng số tiền các đơn đang ở trạng thái này)
• Chờ giao hàng (hiển thị số lượng đơn hàng & tổng số tiền các đơn đang ở trạng thái này)
• Hủy bỏ 1 phần (hiển thị số lượng đơn hàng & tổng số tiền các đơn đang ở trạng thái này)
• Hủy bỏ (hiển thị số lượng đơn hàng & tổng số tiền các đơn đang ở trạng thái này)

Nằm ngay dưới dãy tab trạng thái chính. Các mục này có thể thay đổi tùy theo tab trạng thái chính đang được chọn. Nhấp vào các mục này giúp lọc nhanh danh sách đơn hàng bên dưới.

Hình 5. Bộ lọc theo đơn hàng & theo trạng thái con

2.5 Danh sách đơn đặt hàng:

Checkbox: Để chọn một hoặc nhiều đơn hàng thực hiện thao tác hàng loạt (nếu có hỗ trợ).

Stt: Số thứ tự.

Mã đơn hàng: Mã định danh duy nhất của đơn hàng.

Khách hàng: Tên khách hàng đặt hàng.

Đơn hàng: Mô tả ngắn hoặc tên của đơn hàng/nội dung chính.

Hợp đồng: Thông tin liên quan đến hợp đồng (nếu có).

VAT: Thông tin về thuế VAT (ví dụ: Có/Không, bật/tắt).

Số SĐT: Số điện thoại của khách hàng.

Tổng giá trị: Tổng giá trị của đơn hàng.

Sản phẩm/hàng hóa: Xem chi tiết các sản phẩm/hàng hóa trong đơn.

Tình trạng: Trạng thái hiện tại của đơn hàng (ví dụ: "Chờ chấp thuận").

Hành động (ẩn): Các nút thao tác nhanh thường nằm ở cuối dòng hoặc khi trỏ chuột vào (trong hình không thấy rõ nhưng thường có các nút như "Xem chi tiết", "Sửa", "In", "Xóa", "Gửi khách hàng", "Chuyển trạng thái"... tùy theo trạng thái và phân quyền).

Hiển thị chi tiết các đơn hàng dưới dạng bảng, bao gồm các cột thông tin quan trọng:

Hình 6. Danh sách đơn đặt hàng

2.6 Phân trang: Ở cuối danh sách, có thông tin về số lượng mục và các nút điều hướng qua các trang (Ví dụ: "Xem: 25", "1-3 của 3").

Các chức năng chính và cách sử dụng

Sau khi một báo giá được duyệt và chuyển thành đơn đặt hàng, đơn hàng đó sẽ xuất hiện trong màn hình này. Nhân viên có thể thực hiện các thao tác sau tùy theo trạng thái của đơn hàng và phân quyền được cấp:

2.1 Lọc và tìm kiếm đơn hàng:

2.1.1 Lọc (Hình 7)

• Sử dụng các tab trạng thái (Đơn chờ xử lý, Đơn giao hàng, v.v.) để xem các nhóm đơn hàng tương ứng.
• Sử dụng các bộ lọc con (Chờ chấp thuận, Cần điều chỉnh, v.v.) để thu hẹp danh sách.

Hình 7. Lọc đơn hàng theo trạng thái "Chờ chấp thuận" & bộ lọc con Đơn hàng "Có hợp đồng" - "Có VAT" 

2.1.2 Tìm kiếm đơn hàng thông qua sử dụng các công cụ tìm kiếm ( thường là một ô tìm kiếm ở đầu bảng, danh sách tùy chọn) để tìm đơn hàng theo mã đơn, tên khách hàng, loại đơn hàng , v.v

B1. Truy cập vào danh sách đơn hàng

B2. Điền vào ô tìm kiểm, hoặc tùy chọn thả xuống từ khóa mà ta muốn lọc, kết quả lọc sẽ hiện ra (Hình 8)

Hình 8. Kết quả tìm kiếm khi sử dụng các công cụ tìm kiếm lọc theo tên khách hàng & loại đơn hàng. 

2.2 Thực hiện thao tác trên đơn hàng:

2.2.1 Xem chi tiết đơn hàng:

• Nhấp vào mã đơn hàng hoặc một nút/biểu tượng "Xem chi tiết" (thường là kính lúp hoặc chữ "Xem chi tiết") trên dòng của đơn hàng đó.
• Màn hình chi tiết đơn hàng sẽ hiển thị đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, thông tin khách hàng, lịch sử thay đổi, v.v.

Hình 7. Ấn vào mã đơn hàng để xem chi tiết đơn hàng

**Bạn có thể xem được:

• Thông tin tổng quan đơn hàng/hợp đồng: Tên, loại, tổng tiền, ngày bắt đầu/kết thúc, người đề nghị, khách hàng, người bán hàng, người phụ trách triển khai, v.v.
• Chi tiết các hạng mục hợp đồng/sản phẩm: (Đang hiển thị tab "Hợp đồng") Bao gồm mã phụ lục, mã hóa đơn, tình trạng thanh toán, tổng tiền, số tiền đã thanh toán và còn lại.
• Các thông tin liên quan khác thông qua các tab:
  • Sản phẩm: Chi tiết các sản phẩm trong đơn hàng.
  • Đợt hóa đơn triển khai: Lịch sử và trạng thái các đợt hóa đơn.
  • Đợt giao hàng/nghiệm thu: Tình trạng giao nhận và nghiệm thu.
  • Đợt đề nghị thanh quyết toán: Các đề xuất thanh toán.
  • Công nợ phải thu: Tình hình công nợ.
  • Triển khai đơn hàng: Tiến độ triển khai.
  • Hoa hồng: Thông tin hoa hồng liên quan.
  • Ghi chú: Các ghi chú đặc biệt cho đơn hàng.
  • Lịch sử: Nhật ký các thay đổi của đơn hàng.

Màn hình này là trung tâm để theo dõi toàn bộ vòng đời của một đơn hàng, từ khi khởi tạo đến khi hoàn tất và thanh toán.

Hình 8. Chi tiết về đơn đặt hàng

2.2.2 In hóa đơn đơn hàng

Để in hóa đơn đơn hàng :

Bước 1: Chọn phân hệ Bán hàng trên thanh menu phân hệ => Chọn "Đơn hàng hóa"=> Chọn "Đơn đặt hàng"

Bước 2: Tại đơn hàng ta muốn in, ấn nút ba chấm và chọn "In" như hình 7. 

Hệ thống sẽ tạo ra một bản in của đơn hàng (thường là PDF) để có thể lưu trữ hoặc gửi cho khách hàng.

• Chỉnh sửa đơn hàng (Edit):
• Chức năng này chỉ khả dụng với các đơn hàng ở trạng thái cho phép chỉnh sửa (ví dụ: "Đơn chờ xử lý", "Cần điều chỉnh") và khi người dùng có đủ quyền.
• Chọn đơn hàng và nhấp nút "Sửa" hoặc biểu tượng bút chì.
• Người dùng có thể thay đổi thông tin sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng (tùy theo cấu hình).
• (Cần hình mô tả: Hình ảnh một nút "Sửa" và giao diện chỉnh sửa đơn hàng)
• Gửi đơn hàng cho khách hàng:
• Sau khi đơn hàng được xác nhận hoặc cần khách hàng xem lại.
• Có thể có nút "Gửi khách hàng" để gửi thông tin đơn hàng qua email hoặc một kênh liên lạc khác đã tích hợp.
• (Cần hình mô tả: Hình ảnh một nút "Gửi khách hàng" hoặc tương tự)
• Thay đổi trạng thái đơn hàng:
• Đây là một phần quan trọng của quy trình. Ví dụ, một đơn hàng ở trạng thái "Chờ chấp thuận" có thể cần được duyệt. Sau khi duyệt, nhân viên (hoặc người có thẩm quyền) sẽ chuyển nó sang trạng thái tiếp theo như "Chờ giao hàng" hoặc "Đã xác nhận".
• Thao tác này có thể được thực hiện qua một nút bấm trực tiếp trên dòng (như nút "Chờ chấp thuận" màu xanh trong hình) hoặc qua một menu lựa chọn trạng thái.
• (Cần hình mô tả: Minh họa việc nhấp vào nút trạng thái như "Chờ chấp thuận" hoặc một menu thả xuống để chọn trạng thái mới cho đơn hàng)
• Xóa đơn hàng:
• Chỉ khả dụng khi người dùng có đủ phân quyền và đơn hàng ở trạng thái cho phép xóa (ví dụ: đơn nháp, hoặc đơn bị hủy bỏ hoàn toàn và không còn ràng buộc).
• Chọn đơn hàng và tìm nút "Xóa" hoặc biểu tượng thùng rác. Cần cẩn trọng khi thực hiện thao tác này.
• (Cần hình mô tả: Hình ảnh một nút "Xóa" trên dòng đơn hàng hoặc trong menu thao tác)

• Các thao tác này thường khả dụng thông qua các nút bấm trên từng dòng đơn hàng hoặc sau khi chọn đơn hàng và sử dụng các nút hành động chung. Các thao tác phổ biến bao gồm:
1. Theo dõi lịch sử đơn hàng:
• Chuyển qua tab "Lịch sử" để xem lại các thay đổi, cập nhật và người thực hiện trên các đơn hàng. Điều này hữu ích cho việc kiểm tra và giải quyết các vấn đề phát sinh.
• (Cần hình mô tả: Giao diện của tab "Lịch sử" nếu có thể)