Nhân viên tạo báo giá từ phần mềm hoặc file mẫu (PDF/Excel).

Gửi báo giá cho khách hàng qua Zalo/email.

Khách xác nhận đồng ý (bằng tin nhắn, gọi điện, email).

Nhân viên bán hàng chuyển báo giá đã xác nhận thành “Yêu cầu xuất kho”.

Gửi yêu cầu này cho bộ phận kho để chuẩn bị hàng.

Kho xuất hàng theo đúng số lượng, mã sản phẩm.

Giao hàng trực tiếp (ship COD, grab, nội bộ…) kèm phiếu giao.

Nhân viên giao hàng chụp ảnh, ghi chú thời gian giao thành công.

Khách xác nhận đã nhận và kiểm tra hàng đầy đủ.

Nhân viên bán hàng cập nhật trạng thái: “Đã nghiệm thu”.

Đính kèm ảnh/văn bản xác nhận nếu có.

Khách chuyển khoản hoặc thanh toán tiền mặt.

Nhân viên upload ủy nhiệm chi, biên nhận, ảnh hóa đơn… lên phần mềm.

Ghi chú thời gian và phương thức thanh toán.

Kế toán kiểm tra bằng chứng thanh toán trên phần mềm.

Nếu hợp lệ, kế toán xác nhận: “Đã thu tiền” → cập nhật công nợ.

Sau khi kế toán xác nhận đã thu tiền:

Nhân viên tạo hóa đơn VAT nháp trên phần mềm (theo thông tin khách).

Kế toán kiểm tra, ký số và phát hành hóa đơn điện tử.