Việc nhập liệu sản phẩm và dịch vụ vào hệ thống ERP giúp thiết lập danh mục hàng hóa, dịch vụ chuẩn ngay từ đầu, đảm bảo tất cả các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng, quản lý tồn kho và báo cáo tài chính được thực hiện chính xác, thống nhất. Dữ liệu đầy đủ và đúng ngay từ đầu sẽ giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian xử lý về sau.

Mục đích: Thêm mới từng sản phẩm/dịch vụ trực tiếp trên giao diện ERP.

Các bước thực hiện:

1. Vào Menu Sản phẩm/Dịch vụ trong hệ thống ERP.

2. Chọn nút Thêm mới hoặc Tạo mới.

3. Nhập các thông tin cơ bản:

   • Mã sản phẩm/dịch vụ: duy nhất, không trùng lặp.

   • Tên sản phẩm/dịch vụ: dễ nhận diện.

   • Nhóm/Loại: chọn nhóm phù hợp (hàng hóa, dịch vụ…).

   • Đơn vị tính: ví dụ: cái, bộ, giờ, kg.

   • Giá bán mặc định: giá bán thường dùng.

   • Thuế suất: chọn thuế GTGT hoặc 0% nếu không áp dụng.

   • Mô tả ngắn (nếu cần).

4. Nhấn Lưu để hoàn tất.

5. Kiểm tra lại danh sách để đảm bảo sản phẩm vừa nhập đã xuất hiện.

Ghi chú:

• Không bỏ trống mã và tên sản phẩm.

• Đảm bảo không nhập trùng mã với sản phẩm đã có.

• Đơn vị tính và thuế suất nên được thiết lập trước để chọn nhanh.

Mục đích: Tạo nhanh nhiều sản phẩm/dịch vụ cùng lúc bằng cách tải dữ liệu từ file Excel.

Các bước thực hiện:

1. Vào Menu Sản phẩm/Dịch vụ.

2. Tìm và chọn chức năng Nhập dữ liệu (Import).

3. Tải file mẫu (Template) do hệ thống cung cấp:

   • File thường ở định dạng .xls hoặc .csv.

   • Trong file mẫu đã có sẵn các cột tương ứng với các trường thông tin.

4. Mở file mẫu và nhập dữ liệu sản phẩm/dịch vụ:

   • Mã sản phẩm (bắt buộc, duy nhất).

   • Tên sản phẩm.

   • Nhóm/Loại.

   • Đơn vị tính.

   • Giá bán.

   • Thuế suất.

   • Các cột khác nếu hệ thống yêu cầu.

5. Lưu file sau khi nhập dữ liệu xong.

6. Quay lại ERP, ở chức năng Import:

   • Chọn Tải file lên.

   • Hệ thống sẽ hiển thị bản xem trước dữ liệu.

   • Kiểm tra kỹ để đảm bảo dữ liệu hiển thị đúng.

7. Nhấn Xác nhận/Import để hoàn tất.

8. Kiểm tra lại trong danh mục sản phẩm để chắc chắn tất cả đã được thêm.

Ghi chú:

• Dữ liệu trong file phải đúng định dạng, không chứa ký tự đặc biệt ngoài quy định.

• Mỗi mã sản phẩm chỉ được dùng một lần, tránh trùng lặp.

• Nếu có lỗi, hệ thống sẽ báo và cần sửa trong file Excel trước khi nhập lại.