Tài liệu này cung cấp quy trình chuẩn và hướng dẫn chi tiết các bước cần thiết để khởi tạo dữ liệu ban đầu trên hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Việc nhập liệu chính xác và đầy đủ ở giai đoạn này là then chốt cho sự vận hành hiệu quả và tính toàn vẹn của hệ thống trong tương lai.

1. Xác định Phạm vi Dữ liệu Khởi Tạo

Liệt kê và xác định các nhóm dữ liệu cần thiết:

• Danh sách khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên

• Danh mục sản phẩm và thông tin sản phẩm chi tiết

• Số dư tồn kho đầu kỳ

• Hợp đồng mua bán, báo giá đang hiệu lực

• Số dư các tài khoản kế toán (nếu tích hợp kế toán ngay từ đầu)

2. Thu thập & Chuẩn hóa Dữ liệu

• Thu thập dữ liệu từ hệ thống hiện tại, hồ sơ, chứng từ

• Chuẩn hóa định dạng theo yêu cầu của phần mềm ERP (đặc biệt là mã hóa dữ liệu: mã khách hàng, mã hàng hóa, mã NCC…)

• Xây dựng quy tắc mã hóa thống nhất (nếu chưa có)

• Loại bỏ trùng lặp, sai sót và dữ liệu không cần thiết

3. Kế hoạch Nhập liệu

• Xác định dữ liệu có thể import hàng loạt và dữ liệu cần nhập tay

• Lập lịch trình nhập liệu theo từng giai đoạn

• Phân công rõ trách nhiệm nhập liệu cho từng phòng ban/bộ phận

1. Khách hàng (Import hàng loạt)

• Chuẩn bị File Import:
  • Tải mẫu file import khách hàng từ module Quản lý Khách hàng (hoặc tương đương) trong phần mềm ERP.
  • Điền đầy đủ và chính xác các trường thông tin theo hướng dẫn của mẫu import:
    • Mã Khách hàng (bắt buộc, duy nhất)
    • Tên Khách hàng (bắt buộc)
    • Loại Khách hàng (Cá nhân/Doanh nghiệp)
    • Địa chỉ giao hàng
    • Địa chỉ thanh toán
    • Mã số thuế
    • Số điện thoại
    • Email
    • Người liên hệ
    • Chính sách giá (nếu có)
    • Điều khoản thanh toán (nếu có)
    • Các trường tùy chỉnh khác (nếu được cấu hình).
  • Lưu file theo định dạng được hỗ trợ (.xlsx, .csv,...).
• Thực hiện Import:
  • Truy cập module Quản lý Khách hàng.
  • Chọn chức năng Import hoặc Nhập từ file.
  • Tải lên file đã chuẩn bị.
  • Thực hiện ánh xạ cột dữ liệu trong file import với các trường tương ứng trong hệ thống (nếu được yêu cầu).
  • Xem trước dữ liệu import (nếu có).
  • Bắt đầu quá trình import.
  • Kiểm tra nhật ký import để xác định các bản ghi được nhập thành công và các bản ghi bị lỗi (nếu có). Tiến hành sửa lỗi và import lại các bản ghi không thành công.

2. Nhân sự (Import hàng loạt)

• Chuẩn bị File Import: Tương tự quy trình import khách hàng, tải mẫu import từ module Quản lý Nhân sự và điền các thông tin chi tiết của nhân viên:
  • Mã Nhân viên (bắt buộc, duy nhất)
  • Họ và tên
  • Ngày sinh
  • Giới tính
  • Địa chỉ
  • Số điện thoại
  • Email
  • Vị trí/Chức danh
  • Phòng ban/Bộ phận
  • Ngày tuyển dụng
  • Loại hợp đồng
  • Thông tin tài khoản ngân hàng (cho việc thanh toán lương)
  • Các trường tùy chỉnh khác.
• Thực hiện Import: Thực hiện tương tự các bước import khách hàng.

3. Đơn hàng Bán (Import hàng loạt)

• Lưu ý quan trọng: Việc import đơn hàng bán hàng loạt thường phức tạp và đòi hỏi dữ liệu chuẩn xác cao, đặc biệt là mối liên kết với khách hàng và sản phẩm đã được import trước đó. Cân nhắc kỹ lưỡng và tham khảo hướng dẫn chi tiết của phần mềm.
• Chuẩn bị File Import: Tải mẫu import từ module Quản lý Bán hàng hoặc Đơn hàng Bán. Các trường thông tin thường bao gồm:
  • Mã Đơn hàng (bắt buộc, duy nhất)
  • Ngày lập đơn hàng
  • Mã Khách hàng (tham chiếu đến dữ liệu khách hàng đã import)
  • Danh sách sản phẩm (Mã Sản phẩm, Số lượng, Đơn giá - tham chiếu đến dữ liệu sản phẩm)
  • Tổng tiền
  • Trạng thái đơn hàng
  • Ngày giao hàng dự kiến
  • Địa chỉ giao hàng (nếu khác địa chỉ mặc định của khách hàng)
  • Các trường thông tin về chiết khấu, thuế, phí vận chuyển (nếu có).
• Thực hiện Import: Thực hiện tương tự các bước import khác, đảm bảo các mã tham chiếu tồn tại trong hệ thống.

4. Sản phẩm và Tồn kho (Import hàng loạt)

a. Import Danh mục Sản phẩm:

• Thực hiện theo hướng dẫn đã nêu, đảm bảo Mã Danh mục là duy nhất và có ý nghĩa.

b. Import Sản phẩm:

• Tải mẫu import từ module Quản lý Kho hoặc Quản lý Sản phẩm.
• Điền các thông tin chi tiết của sản phẩm:
  • Mã Sản phẩm (bắt buộc, duy nhất)
  • Tên Sản phẩm (bắt buộc)
  • Đơn vị tính (bắt buộc)
  • Giá bán lẻ
  • Giá nhập kho
  • Mã Danh mục (tham chiếu đến danh mục đã import)
  • Mã vạch (nếu có)
  • Mô tả sản phẩm
  • Các thuộc tính đặc trưng (màu sắc, kích thước,...) - có thể cần import riêng nếu hệ thống hỗ trợ quản lý biến thể.
• Thực hiện import.

c. Kiểm Kho Ban Đầu và Nhập Số Dư Tồn Kho:

• Lập Phiếu Kiểm Kho: Tạo phiếu kiểm kho ban đầu trong module Quản lý Kho.
• Tải Mẫu Import Kiểm Kho: Tải mẫu import số dư tồn kho.
• Điền Số Lượng Tồn Kho Thực Tế: Điền Mã Sản phẩm và Số lượng tồn kho thực tế đã kiểm đếm. Có thể cần thông tin thêm về Vị trí kho (nếu quản lý đa kho).
• Import vào Phiếu Kiểm Kho: Upload file vào phiếu kiểm kho.
• Thực hiện Bù Trừ Kiểm Kho: Xác nhận và thực hiện chức năng "Bù trừ kiểm kho" hoặc tương tự. Hệ thống sẽ tự động tạo các phiếu nhập kho điều chỉnh để cập nhật số tồn kho ban đầu. Lưu ý nghiệp vụ: Các phiếu nhập này thường được đánh dấu là phiếu điều chỉnh tồn kho ban đầu và không ảnh hưởng đến giá trị nhập hàng trong các báo cáo tài chính thông thường.

5. Nhà cung cấp (Import hàng loạt)

• Thực hiện tương tự quy trình import khách hàng, sử dụng mẫu import từ module Quản lý Mua hàng hoặc Quản lý Nhà cung cấp. Các trường thông tin quan trọng bao gồm:
  • Mã Nhà cung cấp (bắt buộc, duy nhất)
  • Tên Nhà cung cấp (bắt buộc)
  • Địa chỉ
  • Mã số thuế
  • Số điện thoại
  • Email
  • Người liên hệ
  • Điều khoản thanh toán (nếu có)
  • Các trường tùy chỉnh khác.

1. Mẫu Báo giá:

• Truy cập module Quản lý Bán hàng -> Mẫu Báo giá.
• Sử dụng trình soạn thảo tích hợp để thiết kế các mẫu báo giá chuyên nghiệp, bao gồm logo công ty, thông tin liên hệ, các trường thông tin về khách hàng, sản phẩm, giá cả, điều khoản, v.v.
• Lưu các mẫu đã tạo để sử dụng khi lập báo giá cho khách hàng.

2. Hợp đồng và Phụ lục:

• Truy cập module Quản lý Hợp đồng (hoặc tương ứng trong module Bán hàng/Mua hàng).
• Tạo mới Hợp đồng: Nhập chi tiết từng hợp đồng, bao gồm:
  • Số Hợp đồng (bắt buộc, duy nhất)
  • Ngày ký hợp đồng
  • Đối tác (Khách hàng hoặc Nhà cung cấp - liên kết đến dữ liệu đã import)
  • Loại hợp đồng
  • Thời gian hiệu lực
  • Điều khoản thanh toán
  • Điều khoản giao hàng
  • Danh sách sản phẩm/dịch vụ và các điều khoản chi tiết khác. Có thể cần nhập thủ công các dòng sản phẩm/dịch vụ trong hợp đồng.
  • Đính kèm file hợp đồng (scan).
• Tạo Phụ lục Hợp đồng: Trong chi tiết hợp đồng, tìm chức năng Thêm phụ lục. Nhập các thông tin bổ sung hoặc sửa đổi so với hợp đồng gốc. Đính kèm file phụ lục (scan).

3. Khoản Chi:

• Truy cập module Kế toán -> Phiếu Chi (hoặc tương đương).
• Nhập thông tin chi tiết cho từng khoản chi phát sinh ban đầu (nếu có số dư cần ghi nhận):
  • Số Phiếu Chi (hệ thống tự động hoặc theo quy tắc)
  • Ngày Chi
  • Đối tượng Chi (Nhà cung cấp, Nhân viên, Đối tượng khác)
  • Nội dung Chi (mô tả chi tiết mục đích chi)
  • Số Tiền
  • Hình thức Thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản)
  • Tài khoản Chi phí (liên kết đến sơ đồ tài khoản kế toán)
  • Đính kèm chứng từ (scan hóa đơn, phiếu chi).
• Lưu ý nghiệp vụ: Các khoản chi liên quan trực tiếp đến mua hàng thường được ghi nhận trong nghiệp vụ mua hàng (phiếu nhập kho hoặc hóa đơn mua hàng).

4. Khoản Thu (thường phát sinh từ Đơn hàng):

• Sau khi import đơn hàng bán, hệ thống sẽ ghi nhận các khoản phải thu.
• Khi nhận được thanh toán từ khách hàng, thực hiện nghiệp vụ 收 tiền (Nhận tiền) hoặc Thanh toán trong module Kế toán -> Phiếu Thu (hoặc tương đương), liên kết phiếu thu với đơn hàng bán tương ứng để theo dõi công nợ.
• Đối với các khoản thu khác không liên quan đến đơn hàng (ví dụ: thu từ hoạt động tài chính), nhập thủ công phiếu thu trong module Kế toán.

5. Các Sổ Quỹ - Ngân Quỹ, Ngân Khoản:

• Truy cập module Kế toán -> Sổ Quỹ / Sổ Ngân hàng (hoặc tương đương).
• Thiết lập Số Dư Ban Đầu: Tìm chức năng Nhập số dư đầu kỳ cho từng quỹ tiền mặt và tài khoản ngân hàng. Nhập số dư tại thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm. Cần đối chiếu với sổ sách kế toán hiện tại.
• Theo dõi Giao dịch: Các giao dịch thu chi sẽ được ghi nhận tự động từ các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng, chi phí hoặc nhập liệu thủ công các phiếu thu/chi.

6. Các Khoản Không Import Số Lượng Lớn (Kế toán, Hóa đơn Chứng từ):

• Các nghiệp vụ kế toán đặc thù (phiếu kế toán tổng hợp, bút toán điều chỉnh), các hóa đơn mua hàng/bán hàng chi tiết (nếu không tích hợp tự động), các chứng từ thanh toán phức tạp sẽ được nhập liệu thủ công trong các module kế toán tương ứng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ nguyên tắc kế toán.

IV. Kiểm Tra và Đối Chiếu Dữ Liệu Sau Nhập Liệu

• Sau khi hoàn tất quá trình import và nhập liệu thủ công, tiến hành kiểm tra và đối chiếu dữ liệu trên hệ thống ERP với dữ liệu gốc để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
• Sử dụng các báo cáo tổng hợp và chi tiết trong phần mềm để rà soát các danh mục (khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp, nhân viên), số dư tồn kho, số dư công nợ ban đầu.
• Thực hiện kiểm tra chéo giữa các module (ví dụ: đối chiếu danh sách khách hàng trong module Bán hàng với module Kế toán công nợ).

V. Đào tạo và Hỗ trợ Người Dùng

• Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết và tổ chức đào tạo cho người dùng về quy trình nhập liệu ban đầu và các nghiệp vụ liên quan.
• Thiết lập kênh hỗ trợ để giải đáp thắc mắc và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập liệu.

Lưu ý quan trọng:

• Luôn tuân thủ quy trình nhập liệu đã được phê duyệt.
• Đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu trong quá trình chuẩn bị và nhập liệu.
• Ghi nhật ký chi tiết về quá trình import và nhập liệu, bao gồm người thực hiện, thời gian, số lượng bản ghi, các lỗi phát sinh và cách xử lý.
• Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ trong quá trình nhập liệu ban đầu.

Việc triển khai và nhập liệu ban đầu cho hệ thống ERP là một quá trình quan trọng và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Tuân thủ hướng dẫn này và các tài liệu cụ thể của phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một nền tảng dữ liệu vững chắc cho quá trình vận hành sau này.