Tài liệu này cung cấp quy trình chuẩn và hướng dẫn chi tiết các bước cần thiết để khởi tạo dữ liệu ban đầu trên hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Việc nhập liệu chính xác và đầy đủ ở giai đoạn này là then chốt cho sự vận hành hiệu quả và tính toàn vẹn của hệ thống trong tương lai.

1. Xác định Phạm vi Dữ liệu Khởi Tạo

Liệt kê và xác định các nhóm dữ liệu cần thiết:

• Danh sách học viên, phụ huynh, giảng viên, nhân sự, lịch biểu nhân sự

• Danh sách khóa học và thông tin chi tiết của khóa học

• Danh sách cơ sở đào tạo, lịch phòng học, phân loại phòng học

• Danh sách ca học, hình thức học, chương trình học

• Danh sách các bộ môn, chuyên môn, chuyên đề đang giảng dạy

2. Thu thập & Chuẩn hóa Dữ liệu

• Thu thập dữ liệu từ hệ thống hiện tại, hồ sơ, chứng từ

• Chuẩn hóa định dạng theo yêu cầu của phần mềm ERP (đặc biệt là mã hóa dữ liệu: mã học viên, mã khóa học, mã bộ môn…)

• Xây dựng quy tắc mã hóa thống nhất (nếu chưa có)

• Loại bỏ trùng lặp, sai sót và dữ liệu không cần thiết

3. Kế hoạch Nhập liệu

• Xác định dữ liệu có thể import hàng loạt và dữ liệu cần nhập tay

• Lập lịch trình nhập liệu theo từng giai đoạn

• Phân công rõ trách nhiệm nhập liệu cho từng phòng ban/bộ phận

1. Danh sách học viên chính thức (Import hàng loạt)

• Chuẩn bị File Import:
  • Tạo mẫu file import khách hàng từ module Khách hàng (hoặc tương đương) trong phần mềm ERP.
  • Điền đầy đủ và chính xác các trường thông tin của mẫu import:
    • Mã học viên (bắt buộc, duy nhất)
    • Họ tên (bắt buộc)
    • Giới tính 
    • Email (bắt buộc)
    • Số điện thoại (bắt buộc)
    • Ngày sinh
    • Địa chỉ
  • Lưu file theo định dạng được hỗ trợ (.xlsx, .csv,...).
• Thực hiện Import:
  • Truy cập module Khách hàng -> Học viên -> Chính thức.
  • Chọn chức năng Nhập Excel.
  • Tải lên file đã chuẩn bị.
  • Thực hiện ánh xạ cột dữ liệu trong file import với các trường tương ứng trong hệ thống (nếu được yêu cầu).
  • Xem trước dữ liệu import (nếu có).
  • Bắt đầu quá trình import.
  • Kiểm tra nhật ký import để xác định các bản ghi được nhập thành công và các bản ghi bị lỗi (nếu có). Tiến hành sửa lỗi và import lại các bản ghi không thành công.

2. Nhân sự (Import hàng loạt)

• Chuẩn bị File Import: Tương tự quy trình import khách hàng, tải mẫu import từ module Quản lý Nhân sự và điền các thông tin chi tiết của nhân viên:
  • Mã Nhân viên (bắt buộc, duy nhất)
  • Họ và tên
  • Ngày sinh
  • Giới tính
  • Địa chỉ
  • Số điện thoại
  • Email
  • Vị trí/Chức danh
  • Phòng ban/Bộ phận
  • Ngày tuyển dụng
  • Loại hợp đồng
  • Thông tin tài khoản ngân hàng (cho việc thanh toán lương)
  • Các trường tùy chỉnh khác.
• Thực hiện Import: Thực hiện tương tự các bước import khách hàng.

3. Nhà cung cấp (Import hàng loạt)

• Thực hiện tương tự quy trình import khách hàng, sử dụng mẫu import từ module Quản lý Mua hàng hoặc Quản lý Nhà cung cấp. Các trường thông tin quan trọng bao gồm:
  • Mã Nhà cung cấp (bắt buộc, duy nhất)
  • Tên Nhà cung cấp (bắt buộc)
  • Địa chỉ
  • Mã số thuế
  • Số điện thoại
  • Email
  • Người liên hệ
  • Điều khoản thanh toán (nếu có)
  • Các trường tùy chỉnh khác.